AUTÓNOMO, GUARDA LOS DOCUMENTOS
¿QUÉ DOCUMENTOS DEBE TENER Y GUARDAR EL AUTÓNOMO?
Las escrituras, los contratos y la documentación fiscal del negocio deben conservarse, ya que Hacienda o la Seguridad Social pueden requerirla en un futuro
Si eres autónomo debes ser muy ordenado con los documentos y llevar al día la documentación del negocio, con el fin de evitar sanciones en el caso de que Hacienda la pida en algún momento, o por si es necesario que te defiendas de un tercero en determinadas situaciones.
Los más importantes que debes guardar y tener siempre a mano son: las escrituras, los contratos y la documentación fiscal del negocio.
- Las escrituras deben contener los estatutos y sus posibles modificaciones, los libros de actas y la documentación de los socios. Las escrituras y sus posibles modificaciones estatutarias, así como la documentación relativa al alta censal deben conservarse durante toda la vida del negocio. «Aquí se está suponiendo que eres un autónomo societario y por ellos tendrías estatutos, libro de actas de la sociedad y socios- aunque para ser autónomo no es necesario, sino que puedes ser autónomo independiente».
- Respecto a los contratos, no sólo es necesario conservar los contratos de trabajo de los empleados, sino también los de alquiler del local si lo hay, las pólizas del banco, los contratos de los suministros y los que se firmen con proveedores y clientes. Los que tengas en tu caso concreto, los tendrás que mantener localizables.
- En cuanto a la documentación fiscal y de la Seguridad Social, lo más importante es conservar el Modelo 036 o 037 que se presenta ante Agencia Tributaria al iniciar la actividad. Otro documento importante es el Modelo 521, con el que el autónomo se da de alta en la Seguridad Social en el momento de establecerse. Además, hay que tener a mano los libros contables y la documentación relativa a posibles variaciones del régimen fiscal, domicilio o ampliación de la actividad.
La documentación contable debe conservarse durante un plazo de seis años desde que se realiza el último asiento en los libros, aunque ese plazo podría ser mayor para las sociedades que arrastren bases imponibles negativas. Es necesario disponer de los archivos con los justificantes de gastos durante cuatro años a contar desde la finalización del efecto de la base imponible negativa.
El resto de documentos, como: subvenciones aprobadas, inspecciones y revisiones de Hacienda o de la Seguridad Social o contratos tienen que guardarse durante un periodo de entre 4 y 5 años.
¿Durante cuánto tiempo debe un autonomo o PYME guardar las facturas?
Según el Código de Comercio los documentos, libros y justificantes de un negocio deben guardarse durante seis años, al menos. Es conveniente archivar todas las facturas y justificantes que se generen con la actividad comercial, ya que, según el Código de Comercio, es preciso conservar la documentación, justificantes, libros y documentación relacionada con el comercio “durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”.
Es preciso que se adapten a esta normativa tanto las compañías que continúan en funcionamiento como aquellas que se disuelvan. Aunque de cara a Hacienda los impuestos prescriben a los cuatro años desde la fecha de presentación del impuesto. Conservar toda la documentación por si la empresa es objeto de una inspección por parte de Hacienda, que puede reclamar cualquier justificante durante este periodo de tiempo.
¿Y si el bien dura más tiempo?
En el caso de aquellas facturas de inmovilizado – bienes que tienen varios años de vida útil, el funcionamiento es distinto.
Las facturas no se podrán destruir mientras se estén amortizando los bienes.
Según Hacienda: «Los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben adaptarse a un periodo de tiempo más largo en el caso de que estén aplicando compensación de bases imponibles negativas. Desde que se produce el resultado negativo el periodo de compensación se eleva hasta los 18 años.»
Cuando una empresa (en nuestro caso un autónomo societario), adquiere unosbienes de inversión por encima de los 3.005,06 euros, es preciso que guarde las facturas durante al menos 9 años, en caso de bienes muebles (ej. Mobiliario, equipos informáticos, impresoras, maquinaria, vehículos,…).
Hasta los 14 años cuando son bienes inmuebles.
Es posible que la compañía tenga que devolver parte del IVA deducido en la compra, por lo que en cualquier momento la Agencia Tributaria puede reclamar dicha factura.
Consejo: Si no contamos con espacio suficiente como para almacenar toda la documentación tantos años, se puede digitalizar, pero han de guardarse los comprobantes de alguna forma.
